Uważasz, że czas w pracy “przecieka Ci przez palce”, zadania się piętrzą, a Ty nie potrafisz nim efektywnie zarządzać? Zobacz, co zrobić aby poprawić to, w jaki sposób wykorzystujesz swój czas.
Być może niejednokrotnie zdarzyło Ci się zauważyć, że Twój kolega i koleżanka z pracy, wykonują swoje zadania szybko i sprawnie. Powodem tego, iż wykorzystują oni cały swój potencjał, jest sprawne zarządzanie czasem. To właśnie ono pozwoli Ci na stanie się bardziej produktywnym i skupionym na wyznaczonych celach. Systematyczne dążenie do ukończenia zaplanowanych działań nie jest jednak takie proste; należy właściwie podejść do tematu oraz zdobyć możliwie najwięcej informacji dotyczących działań, które możesz podjąć, aby Twoja praca stała się bardziej efektywna.
Dzięki technikom opracowanym przez specjalistów, Twoje obowiązki mogą stać się mniejszą przeszkodą dla Ciebie, a nawet przerodzić się w miłe zajęcia dnia codziennego.
W jaki sposób właściwie zarządzać czasem? Jakie metody są najbardziej skuteczne? To pytania, na które znajdziesz odpowiedź poniżej.
Sposoby zarządzania czasem
Zanim zaczniesz wdrażać techniki efektywnego zarządzania czasem do swojego życia, na Twojej drodze staną procesy ułatwiające realizację wyznaczonych przez Ciebie zadań.
Wdrożenie ich w życie jest proste i szybkie, a także – niezbędne. Pamiętaj, że ciągła nauka o właściwym zarządzaniu czasem pozwoli Ci zapanować nad chaosem oraz brakiem czasu, z którym być może spotykasz się każdego dnia. Nie skupiaj się tylko na jednym punkcie, ale zadbaj o rozwinięcie wszystkich procesów ułatwiających organizację.
Wyznaczanie celów
Każde zadanie, które zostanie przez Ciebie ukończone, z pewnością ma powód, dla którego musiało zostać wykonane. Dla przykładu, możesz pomyśleć o sprzątaniu mieszkania: zostało ono uporządkowane, ponieważ jest brudno lub oczekujesz gości. Powód wykonania zadania jest jasny, ale czy jego cel również?
Właściwe wyznaczenie celu to nie tylko wykluczenie czynników rozpraszających, ale również sposób nadawania priorytetów danemu zajęciu. Działania związane z wypisywaniem i segregowaniem celów, możesz zacząć od wyboru tych najbardziej przyjemnych oraz prostych, bo nic tak nie zmotywuje Cię, jak satysfakcja z osiągniętego sukcesu.
Planowanie
Przemyśl, czy aby na pewno wszystko zostało właściwie przez Ciebie zaplanowane? W jaki sposób został skonstruowany przez Ciebie plan działania? A może większość zadań, które musisz wykonać, nie została nigdzie zapisana? Właściwe planowanie to połowa sukcesu efektywnego zarządzania czasem.
Pierwszym krokiem w planowaniu powinno być zakupienie zeszytu lub stworzenie wygodnego dokumentu w programie Excel. To właśnie tam znajdować się powinna tabelka zawierająca terminy realizacji danego zadania. Jest to ogromne ułatwienie, szczególnie jeśli dodatkowo stworzysz kolumny, w których przypisane zostaną cyfry oznaczające priorytety oraz sprawy najważniejsze i najpilniejsze do załatwienia.
Kontrola
Proces ten może również być zastąpiony stałym, regularnym procesem monitorowania. Kontrolowanie realizacji swoich zadań oraz sprawdzanie, na jakim etapie obecnie się znajdujesz, to bardzo ważna procedura. Dzięki skrupulatnemu przyglądaniu się działaniom, które zostały przez Ciebie zrealizowane lub podjęte, możesz wiele dowiedzieć się o swojej produktywności.
Miesięczny raport ukaże również Twoją efektywność oraz przyczyny wpływające na jej brak. Jeśli głównym powodem niewykonywania zamierzonych celów jest rozpraszająca Cię elektronika, to właśnie właściwa kontrola pokaże jej dokładny wpływ na Twój proces działania.
Metody oraz techniki zarządzania czasem
Po zdobyciu wiedzy o właściwym planowaniu oraz kontrolowaniu swojego czasu, możesz ze spokojem ducha zapoznać się z technikami i metodami, które pomogą Ci zrealizować nawet najcięższe zadania. Nie ograniczaj się do jednej metody – sprawdź wszystkie możliwości i dopiero wtedy wybierz tę najbardziej pasującą do Twoich preferencji.
Pamiętaj, że to od Ciebie zależy, ile czasu i chęci poświęcisz na efektywne zwiększenie swojej produktywności i efektywności własnych zadań. Poniżej czeka na Ciebie 5 wyjątkowych, a przede wszystkim skutecznych sposobów organizacji planów i zadań.
1. Bloki czasowe w zarządzaniu czasem
Metoda ta idealnie sprawdzi się dla tych, którzy lubią pracę z kalendarzem lub osobistym plannerem. Polega ona na pracy w blokach czasowych, które skupiają się na wybranym oraz określonym przez Ciebie typie zadań. Zaplanowane cele powinny zostać wykonane w czasie na nie przeznaczonym i nie wychodzić poza ramy godzinowe, aby nie ograniczać możliwości wykonania innych zadań. Typami zadań mogą być na przykład:
- Obowiązki domowe – Sprzątanie mieszkania lub organizacja domowych szaf. W tym drugim przypadku może to być czas przeznaczony na porządkowanie rodzinnych dokumentów.
- Rozwój osobisty − czyli dłuższe przedziały czasu przeznaczone na zadania w ramach nauki obcego szkolenia lub odbyciu szkoleń za pomocą platform internetowych.
- Praca − zadania związane z obowiązkami firmowymi; może to być odpisywanie na służbowe maile.
Pamiętaj o tym, aby między poszczególnymi blokami czasowymi znajdowały się puste miejsca, które w każdej chwili możesz uzupełnić nieprzewidzianymi, pilnymi zadaniami.
2. Metoda TRZOS
Metoda ta to genialny sposób na zarządzanie czasem i skuteczne planowanie krótkoterminowe. Najlepiej sprawdzi się podczas wyznaczania celów oraz najważniejszych zadań z perspektywy jednego dnia. Trzeba przyznać, że cieszy się ona dużą popularnością ze względu na swoją prostotę i skuteczność. Skąd wzięła się nazwa tejże metody?
Każda litera znajdująca się w nazwie posiada ukryte znaczenie:
- T – Terminy zadań, które powinny zostać spisane i ustalone zgodnie z Twoimi możliwościami.
- R – Ramy czasowe, czyli czas potrzebny na realizację wyznaczonego celu.
- Z – Zaplanowanie rezerw czasu – możesz przeznaczyć je na odpoczynek lub nieprzewidziane czynności dodatkowe.
- O – Ograniczenie innych działań – bardzo ważny punkt. Dzięki wyborze odpowiednich priorytetów oraz skupieniu się na jednym zadaniu możesz szybko osiągnąć zamierzony cel.
- S – Skontrolowanie rezultatów, czyli najprościej mówiąc stałe monitorowanie postępów pracy.
3. Zasada 60:40
Ta wyjątkowa technika jest doskonałym uzupełnieniem wszystkich pozostałych zasad. Polega ona na zaplanowaniu tylko połowy swojego czasu – część godzin w harmonogramie powinna zostać wolna, aby móc ją przeznaczyć na tak zwany bufor czasowy.
Miej na uwadze, iż niezależnie od tego, jak wielkie są Twoje chęci, to i tak nie jesteś w stanie zaplanować swojego czasu co do minuty. Rzeczywistość potrafi zweryfikować w najmniej spodziewanym momencie. Warto dodać, że zasada ta jest przedstawiana jako 60:20:20, gdzie:
- 60% czasu przeznaczone jest na zaplanowane czynności.
- 20% to zabezpieczenie, gdyby na Twojej drodze pojawiły się jakieś przeszkody.
- 20% czynności spontaniczne, czyli Twoja aktywność twórcza i wszelkiego rodzaju „zachcianki”.
100% swojego czasu podzielić możesz, patrząc na własne potrzeby oraz możliwości; czasem sugerowanie się statystyką nie przynosi zamierzonych efektów. Pamiętaj, że to właśnie Ty wiesz najlepiej, co zrobić, aby być najbardziej produktywnym podczas zarządzania czasem.
4. Technika Pomodoro
Zarządzanie czasem bez tej metody mogłoby okazać się prawdziwym wyzwaniem nawet dla największych perfekcjonistów. Technika Pomodoro to zdecydowanie królowa wśródmetod organizacji czasu. Jej nazwa wywodzi się od przydatnego, kuchennego gadżetu; a dokładnie czasomierza w kształcie pomidora.
Metoda ta polega na skutecznych działaniach w określonych cyklach czasowych. Od Ciebie zależy, w jak długich blokach czasowych będziesz wykonywać swoje zadania oraz ilu minutową przerwę ustalisz, jako nagrodę za wykonanie zadania; niemniej jednak w najbardziej pierwotnej wersji, metoda ta polega na osiągnięciu zamierzonego celu przed upływem 25 minut. Najważniejsze w stosowaniu techniki Pomodoro jest poświęcenie całkowitej uwagi na określonym zadaniu, bo zgodnie z jej założeniami tylko pełne skupienie zapewni Ci pożądane skutki.
5. Prawo Parkinsona
Wyobraź sobie zadanie, które może sprawić Ci największe trudności oraz zabrać największą ilość czasu. Co robisz w takiej sytuacji? Pewnie starasz się przeciągać realizację i odłożyć ją w czasie, jak najdalej możesz; kiedy przychodzi ostateczny deadline, rezygnujesz z zadania lub realizujesz je w 1/10 zakładanego czasu. Jeśli wyżej wymieniona sytuacja jest Ci znana, to prawo Parkinsona jest właśnie dla Ciebie.
Zakłada ono, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie, dlatego przed wzięciem się do pracy należy wyznaczyć ostateczny termin realizacji i skrócić jego czas o połowę. Być może metoda ta może wywołać uśmiech na Twojej twarzy – bo przecież, w jaki sposób wziąć się za zadanie, którego nie chce się wykonać? Najważniejsze to podjąć się realizacji pierwszego etapu.
Zasad oraz technik zarządzania czasem jest naprawdę wiele. Które są najbardziej skuteczne i przynoszą zamierzone efekty? Można śmiało stwierdzić, iż wszystko zależy od osoby, która decyduje się na dany sposób organizacji swoich codziennych zadań. Jakie techniki zarządzania czasem są najbardziej skuteczne w Twoim przypadku? A może nie nadarzyła Ci się jeszcze żadna okazja do wypróbowania którejś z metod?